الاجتماعات هي إحدى وقائع الحياة اليومية للمؤسسات، وجزء لا يتجزأ من المهام الإدارية للمسؤولين فيها، وقلما يمر يوم دون أن يدير المسؤول اجتماعاً، أو يحضر اجتماعاً، أو دون أن توجه إليه دعوة لحضور اجتماع.
إن الاجتماعات تستنفذ، بلا شك، وقتاً لا بأس به من ساعات العمل، وتقاس ساعات العمل بتكلفتها المادية من ناحية، وبالإنتاجية التي يحققها العاملون خلالهـا من ناحية أخرى، وما لم تكن الاجتماعات وسيلة فعالة للاتصال وجها لوجه، بين فردين أو أكثر، لتحقيق هدف معين، فإنها تصبح مضيعة للوقت وسبباً من أسباب "الهدر" في المؤسسة بمختلف أشكاله.
مقومات نجاح الاجتماعات:
إن للاجتماعات، كغيرها من المهام الإدارية، مقومات لنجاحها وتحقيق الأهداف المرجوة منها. وتتلخص هذه المقومات فيما يلي:
* التخطيط الجيد للاجتماع.
* التحضير الجيد للاجتماع.
* حسن إدارة الاجتماع.
* كفاءة المشاركين في الإعداد والمشاركة في الاجتماع.
* متابعة تطبيق القرارات الصادرة عن الاجتماع.
إن التخطيط للاجتماعات، إذن، نقطة الانطلاق وحجر الأساس الذي تبنى عليه كافة الخطوات اللازمة لعقد اجتماع ناجح يتخذ منه المشاركون وسيلة لتحقيق الهدف المحدد الذي عقد من أجله.
توفر قائمة التحقق التالية عرضاً للأسئلة التي يمكن للمسؤول الاسترشاد بها، والإجابة عليها بهدف التخطيط لعقد اجتماع.
قائمة تحقق - التخطيط لعقد اجتماع
* ما هو هدف الاجتماع؟
- هل هو تقديم معلومات، أو الحصول على معلومات، أو تبادل المعلومات؟ بماذا تختص بالتحديد؟
- هل هو اتخاذ قرار؟ بماذا يختص بالتحديد؟
- هل هو حل مشكلة؟ ما هي بالتحديد؟
- هل هو التحفيز الذهني للمشاركين على الظهور بأفكار جديدة؟ بماذا تختص بالتحديد؟
- هل هو اجتماع مفتوح؟ ما هو الهدف العام له؟
* هل تم التأكد أن الاجتماع هو فعلاً أفضل وسيلة لتحقيق الهدف المراد تحقيقه؟
* من سيتولى إدارة الاجتماع؟
* من هم المشاركون الذين يساهم وجودهم في تحقيق هدف الاجتماع؟
* هل لهذه التركيبة من المشاركين أي سلبيـات (مثل وجود رئيس ومرؤوس، أو وجود أفراد ذوي شخصية متسلطة، أو شخصية خجولة، أو أفراد متنافسين مما يؤدي إلى تسلط أو تحفظ أي منهم في الحديث؟).
* هل سيتم التغلب على هذه السلبيات أثناء إدارة الاجتماع؟ أم يفضل إعادة النظر في تركيبة المشاركين لتحديد إمكانية عقد اجتماعات منفصلة.
